Tibiscus University, Timisoara, Romania
Erasmus ID code RO TIMISOA07
Charter number 241961-IC-1-2007-1-RO-ERASMUS-EUC-1
Etapele organizării mobilităţilor ERASMUS
Organizarea mobilităţilor Erasmus presupune parcurgerea următoarelor etape:
1. Încheierea Acordurilor Bilaterale de cooperare între facultăţile Universităţii „Tibiscus” şi instituţiile partenere din străinătate
până în luna martie a anului universitar anterior mobilităţii.
Stabilirea detaliilor exacte privind organizarea mobilităţilor, pentru cadrele didactice şi studenţi se vor finaliza până în luna martie
pentru mobilităţile care sunt organizate în semestrul I al anului universitar următor respectiv până în luna octombrie pentru mobilităţile
organizate în semestrul al II-lea. Aceste activităţi vor fi realizate de coordonatorii Erasmus ai fiecărei facultăţi.
2. Coordonatorii Erasmus vor comunica Biroului pentru Programe Comunitare al Universităţii „Tibiscus” lista mobilităţilor angajate prin
Acordurile Bilaterale până în luna aprilie a anului anterior mobilităţilor, listă ce va cuprinde inclusiv mobilităţile ce se vor desfăşura
în semestrul II al anului universitar următor. Se vor preciza:
• Universitatea gazdă şi datele sale de contact
• Pentru mobilităţile studenţeşti: numărul de luni de mobilităţi, în detaliu pe student şi număr total de studenţi, detalii privind
programele de studiu, lista materiilor ce pot fi studiate, număr de credite
• Pentru mobilităţile cadrelor didactice: numărul de luni de mobilităţi şi materiile predate, în detaliu, pentru fiecare cadru didactic
• Ciclul sau anul de studii vizat atât în cazul mobilităţilor studenţilor cât şi a cadrelor didactice
2. Afişarea listelor cu oferta de mobilităţi la avizierele tuturor facultăţilor
3. Organizarea selecţiei studenţilor pe criterii stabilite şi care sunt aduse la cunoştinţă la deschiderea competiţiei. Selecţia va fi
organizată de către coordonatorii Erasmus ai facultăţilor într-un spirit de totală transparenţă. Procesul de selecţie se va baza pe criterii
legate de competenţa profesională a studenţilor şi de cunoaşterea limbii din ţara în care se desfăşoară mobilitate. Se va avea în vedere
posibilităţile studenţilor de a-şi acoperi cheltuielile pe perioada mobilităţii, ţinând cont de faptul că sumele din programul Erasmus
nu acoperă în totalitate aceste cheltuieli.
4. Coordonatorul Erasmus pe facultate va lua legătura cu universitatea parteneră, gazdă a mobilităţii, pentru a o informa asupra
studenţilor selectaţi, furnizând toate datele necesare. Se va stabili apoi modalitatea de întocmire şi obţinere a actelor necesare pentru
mobilitate:
a. Invitaţia pentru mobilitate, care stă la baza întocmirii actelor necesare pentru efectuarea acesteia,
b. Application form – un formular pe care studentul îl va completa după modelul solicitat de universitatea – gazdă,
c. Learning Agreement – este documentul care descrie programul de studii al studentului, al cărui conţinut se stabileşte la înţelegere
între universitatea gazdă, studentul Erasmus şi Universitatea “Tibiscus”.
Se vor cere detalii universităţii gazdă privind :
• posibilităţile de cazare pe care le oferă universitatea parteneră (în spaţii proprii sau în chirie), precum şi asistenţa pe care
o oferă studenţilor pentru găsirea cazării. Rezervarea unei camere, plata anticipată a chiriei (dacă este solicitată) şi garantarea ocupării ei
la data planificată este responsabilitatea exclusivă a studentului care efectuează mobilitatea.
• calendarul anului academic, util în stabilirea datelor de plecare şi, respectiv, întoarcere din mobilitate
• permisul de şedere şi procedura de obţinere;
• cheltuielile de întreţinere în localitatea de destinaţie
d. Universitatea “Tibiscus” va elibera studentului următoarele acte:
• Certificatul de student ERASMUS – care dovedeşte că studentul a obţinut o mobilitate Eramus
• Foaia matricolă – la cererea universităţii gazdă
5. În perioada imediat premergătoare plecării studentul trebuie să obţină din partea Universităţii următoarele documente:
a. Dispoziţia Rectorului Universităţii;
Pentru obţinerea acestui act se va completa formularul tip de cerere. Cererea va fi apoi semnată de conducerea facultăţii, ştampilată şi
înregistrată la secretariat.
Cererea pentru dispoziţia Rectorului împreună cu o copie a scrisorii de invitaţie şi formularul pentru Contractul Financiar de studii se
vor depune la Biroul de Relaţii internaţionale a Universităţii Tibiscus.
Cererea va fi supusă spre aprobare Biroului Senatului.
Dispoziţia Rectorului Universităţii se va elibera în termen de 10 zile de la depunerea cererii.
b. Certificatul de student ERASMUS;
Se eliberează în termen de 10 zile de la depunerea Cererii pentru Dispoziţia Rectorului , odată cu Dispoziţia Rectorului Universităţii
c. Learning Agreement;
Formularul tip pentru Learning agreement se va completa astfel încât să conţină toate materiile pe care studentul le va studia în universitatea
gazdă a mobilităţii. Programul de studii şi lista materiilor aflate în oferta de studiu se pot găsi pe website-ul universităţii – gazdă sau
pot fi aflate direct de la Biroul Erasmus al acesteia.
Contractul de studii se va completa împreună cu coordonatorul Erasmus al facultăţii pentru ca programul de studiu stabilit să poată fi recunoscut
la întoarcerea din mobilitate.
În stabilirea programului de studiu se va ţine cont atât de informaţiile privind conţinutul cursurilor de la universitatea–gazdă precum şi
de programul de studiu care ar trebui parcus la Universitatea "Tibiscus".
Este necesar ca programul de studiu stabilit pentru mobiltate să fie cât mai compatibil cu cel al facultăţii din cadrul Universităţii “Tibiscus”
şi să asigure realizarea numărului minim de credite pentru perioada de mobilitate.
În contractul de studiu se vor specifica, în mod obligatoriu, numărul de credite ECTS corespunzător fiecărei materii astfel încât să se respecte
numărul minim de credite pentru fiecare mobilitate:
• 20 de credite ECTS pentru o mobilitate de 3 luni
• 30 de credite pentru o mobilitate de 1 semestru
• 60 de credite pentru o mobilitate de un an.
Learning Agreement–ul completat va fi semnat de coordonatorul Erasmus al propriei facultăţi şi de coordonatorul Erasmus al universităţii
garantând astfel compatibilitatea dintre cele două programe de studii, al univeristăţii gazdă şi al Universităţii “Tibiscus”. Modificările
legate de conţinutul sau titlul unui curs, sugerate de universitatea gazdă se vor preciza în spaţiul special alocat pentru acestea, al
Learning Agreement-ului.
Universitatea gazdă a mobilităţii trebuie să confirme prin semnătură, îndeplinirea programului stabilit pentru student.
Learning Agreement–ul va fi semnat şi de Universitatea parteneră pentru a confirma, îndeplinirea programului convenit.
d. Contract Financiar de studii;
Contractul financiar de studii este documentul pe baza căruia se primeşte grantul Erasmus de către student.
În acest contract se precizează:
• Părţile contractante
• Drepturile şi obligaţiile părţilor: Universitatea “Tibiscus”, studentul Erasmus şi garantul
• Cuantumul lunar al ajutorului financiar
• Modalitatea de plată conform datelor bancare ale beneficiarului
• Actele necesare pentru efectuarea decontului, modul de soluţionare a litigiilor
Garantul este o persoană fizică, angajată cu carte de muncă, care se obligă să restituie suma corespunzătoare grantului Erasmus, în cazul în
care studentul angajat în mobilitate nu îşi respectă obligaţiile asumate prin contractul financiar.
Contractul financiar de studii şi actul adiţional mobilităţii trebuie semnat de cele trei părţi înainte de plecarea din ţară a studentului
Erasmus.
În cazul în care plecarea în mobilitate se face începând cu semestrul I, înainte ca grantul Erasmus pe universitate să fie stabilit, Contractul
va fi semnat de un împuternicit. Împuternicitul este o persoană desemnată de studentul Erasmus, prin procură notarială, să îl reprezinte şi
semneze în locul său documentele Erasmus în perioada în care este deplasat la studii.
Dacă împuternicitul este aceeaşi persoană cu garantul studentului actul adiţional al Contractul financiar de studii va fi semnat de către
împuternicit de faţă cu unul dintre responsabilii din cadrul Departamentului de Relaţii Internaţionale. În momentul semnării Contractului
Financiar de studii acesta va prezenta în original împuternicirea notarială, adeverinţa de salariu şi C.I.);
Dacă împuternicitul şi garantul sunt persoane diferite atunci studentul are obligaţia de a prezenta în original o declaraţie notarială din
partea garantului prin care acesta se angajează să restituie grantul în cazul în care studentul nu-şi va respecta obligaţiile menţionate
în Contractul Financiar, o adeverinţă de la locul de muncă al garantului şi o copie C.I. garant.
Contractul Financiar se încheie în trei exemplare, câte un exemplar revine studentului, Universităţii respectiv garantului.
Contractul Financiar se va întocmi pe baza formularului tip.
Grantul ERASMUS se virează în contul bancar specificat în contractul financiar. Contul bancar în care se va efectua viramentul grantului
trebuie să fie un cont în EUR, deschis la orice bancă din România sau din lume, pe numele studentului Comisioanele interbancare sunt suportate
de către student.
La deschiderea contului în EUR se recomandă:
• Solicitarea unui card astfel încât banii să poată fi accesaţi şi în străinătate
• Desemnarea unui împuternicit pentru efectuarea de operaţiuni bancare pe perioada deplasării în străinătate
Contul bancar al Universităţii Tibiscus pentru Programul Erasmus este deschis la RAIFFEISEN Bank.
La semnarea Contractului financiar studentul trebuie să prezinte o copie după paşaport şi biletul de călătorie având ca destinaţie localitatea
în care se efectuează mobilitatea sau să dea o declaraţie pe proprie răspundere asupra datei de ieşire din ţară în caz că se deplasează cu
maşina personală.
Grantul va fi virat studentului după ce acesta trimite prin fax certificatul de înmatriculare la Universitatea gazdă a mobilităţii.
Suma de bani virată va fi calculată în funcţie de durata şederii efective în străinătate şi menţionată în Contractul Financiar, chiar dacă
numărul iniţial de luni (cel menţionat în acordul bilateral şi pe afişul de promovare a mobilităţilor) este mai mare.
Odată îndeplinite aceste formalităţi, Departamentul de Relaţii Internaţionale va efectua virarea banilor aferenţi tuturor lunilor de
mobilitate angajate prin Contractul Financiar într-o singură tranşă. Din momentul semnării Contractului Financiar, procedura de virare a
banilor, care presupune acţiuni ale Departamentului de Relaţii Internaţionale, Serviciului Financiar şi ale băncilor durează, în medie,
10 zile lucrătoare. Viramentul va putea fi efectuat cel mai devreme cu 10 zile lucrătoare înainte de plecarea în mobilitate (pentru
plecările din semestrul al doilea) în condiţiile menţionate anterior.
e. Asigurarea de sănătate
Studentul trebuie în mod obligatoriu să fie asigurat medical înainte de ieşirea din ţară.
6. Documentele ce trebuie obţinute în timpul mobilităţii
a. Atestatul de înmatriculare
Este eliberat de universitatea – gazdă studentului la începerea mobilităţii. Acesta are obligaţia de a-l transmite în timp cât mai scurt,
prin fax, Biroului Erasmus al Universităţii “Tibiscus”.
b. Atestat de studiu;
Este eliberat la sfârşitul perioadei de mobilitate de către Biroul de Relaţii Internaţionale al universităţii – gazdă a mobilităţii. Acesta
trebuie să conţină numele şi prenumele studentului, perioada petrecută la acea universitate în calitate de student ERASMUS, precum şi semnătura
responsabilului ERASMUS şi ştampila instituţiei.
c. Transcript of Records;
Transcript of Records este un act prin care universitatea gazdă a mobilităţii preyintă Universităţii “Tibiscus” notele şi creditele obţinute
de studentul Erasmus la cursurile stabilite în program.
Studenţii ERASMUS care beneficiază de mobilităţi mai mici de un an academic au posibilitatea de a solicita prelungirea perioadei de tudio în
străinătate, în cadrul ProgramuluiErasmus, însă fără finanţare din partea programului. În aceste condiţii cheltuielile impuse de continuarea
studiilor în străinătate vor fi suportate integral de către student, până cel mult la data de 31 august 2008, beneficiind de gratuitatea
studiilor la universitatea-gazdă a mobilităţii.
Prelungirea mobilităţii se poate face până la o durată de 12 luni (incluzând şi durata iniţială menţionată în Contractul Financiar). Cererile
pentru prelungirea mobilităţii vor fi primite la Departamentul de Relaţii Internaţionale până cel târziu în data de 30 aprilie 2008.
Documentele necesare pentru realizarea prelungirii (o nouă Dispoziţie a Rectorului) sunt următoarele:
• O nouă invitaţie de la universitatea gazdă . În invitaţie se va specifica faptul că studentul îşi va continua studiile de la data
la care s-a finalizat mobilitatea prevăzută prin Contractul Financiar până la o dată ulterioară care se va menţiona, fără a depăşi data de
31 august 2008. (finalizarea examenelor, participare la practică etc);
• O cerere întocmită de student, în care se va specifica că doreşte să rămână în continuare la universitatea gazdă, pe o perioada
care va fi menţionată ca interval şi număr de zile. Este necesar să fie explicat clar scopul de studiu al acestei prelungiri.
• Un formular tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului aprobat de către facultate (de către Şeful de Catedră şi Decan);
Obţinerea semnăturilor pentru noua cerere se va face de către persoana împuternicită de de către student.
Odată terminată perioada de mobilitate studentul are obligaţia de a se întoarce în ţară la cel mult 3 zile de la data de încheiere a mobilităţii,
menţionată în Contactul Financiar şi Dispoziţia Rectorului.
7. În perioada imediat următoare revenirii în ţară, studentul are următoarele obligaţii:
a. Ridicarea şi înregistrarea unui Ordin de Deplasare, de la Registratura Universităţii. În caz de prelungire a mobilităţii se vor ridica
două, unul pentru fiecare Dispoziţie a Rectorului. Acesta va fi dat spre semnare decanului facultăţii.
b. Depunerea la Biroul de Programe Comunitarea în domeniul LLL a următoarelor acte:
• Ordinul de deplasare semnat de decan
• Copie a Dispoziţiei Rectorului
• Biletele de transport dus-întors în original
• Chitanţele de achitarea a cazării sau contractul de închiriere
• Copie a filelor din paşaport cu datele personale
În cazul în care studentul nu posedă actele care să demonstreze data deplasării dus şi întors în mobilitate (ex. În cazul folosirii maşinii
personale) sau chitanţe de cazare (ex.cazare la rude), acesta va da o declaraţie pe proprie răspundere referitoare la aceste date.
În cazul în care studentul nu a efectuat întreaga perioadă prevăzută în atestaul de la universitatea – gazdă pentru mobilitate, acesta va avea
obligaţia restituirii integrale a grantului primit pentru aceasta.
c. Prezentarea următoarelor documente:
1. Atestatul de studii, eliberat de universitatea gazdă a mobilităţii
2. Transcript of records, eliberat de universitatea gazdă a mobilităţii
3. Learning Agreement- ul
4. Raportul narativ – un chestionar de evaluare a mobilităţii
Toate aceste documente sunt necesare pentru semnarea ordinului de deplasare, act necesar pentru finalizarea decontului la Contabilitatea
universităţii
Copii ale actelor de studii (atestaul de studii, transcript of records) vor fi depuse şi la coordonatorul Erasmus pe facultate în vederea
recunoaşterii programului de studio efectuat.